Phát hành hóa đơn (có mã) - HELP MEINVOICE

Phát hành hóa đơn (có mã)

1. Nội dung

Cho phép phát hành các hóa đơn điện tử đã được lập trên chương trình, bao gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng. Hóa đơn sau khi phát hành sẽ được gửi lên cơ quan thuế để cấp mã.

  • Trường hợp hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi thông điệp kết quả cấp mã, hóa đơn sẽ được cập nhật trạng thái thành Đã cấp mã
  • Trường hợp hóa đơn lỗi hoặc không đủ điều kiện cấp mã, cơ quan thuế gửi thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã. Trạng thái hóa đơn sẽ cập nhật thành Từ chối cấp mã.
2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn. Tại đây.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Kế toán có thể phát hành hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách:

1. Phát hành từng hóa đơn điện tử:

Có thể thực hiện phát hành từng hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách Hóa đơn

1. Vào danh sách hóa đơn, thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần phát hành.

2. Tích chọn hóa đơn cần phát hành, nhấn Phát hành.

3. Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng: nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn biểu tượng hình mắt.

4. Nhấn Phát hành, lựa chọn chứng thư số, chương trình đồng thời cấp số hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử.

  • Chọn chứng thư số của đơn vị\ nhấn OK.

Lưu ý:

      • Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.
      • Có thể xóa chứng thư số trên danh sách nếu không còn nhu cầu sử dụng. Xem hướng dẫn tại đây.
      • Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công: Kế toán không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện Xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.

  • Trường hợp hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã


  • Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Từ chối cấp mã.

Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên các hóa đơn đã lập.

1. Sau khi lập hóa đơn điện tử, Nhấn Lưu và Phát hành.

2. Thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cách 1.

2. Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử.

1. Tích chọn các hóa đơn muốn phát hành trên danh sách hóa đơn, nhấn Phát hành.

2. Tích chọn Gửi HĐ nếu muốn chương trình tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử.

  • Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người mua hàngEmail trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Ngày hóa đơn được lấy theo thông tin trên hóa đơn. Số hóa đơn sẽ được cấp liên tục tương ứng với từng mẫu hóa đơn theo Thông báo phát hành hóa đơn đã có hiệu lực.

Lưu ý:

    • Có thể cập nhật ngày trên hóa đơn bằng ngày hiện tại trên máy tính trước khi phát hành bằng cách nhấn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.
    • Có thể xem trước nội dung hóa đơn bằng cách nhấn Xem toàn bộ hóa đơn để xem tất cả hóa đơn cùng lúc.

3. Nhấn Phát hành.

4. Lựa chọn chứng thư số, chương trình sẽ thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý
  • Để phục vụ cho việc ký số lên hóa đơn điện tử, trước khi phát hành hóa đơn điện tử cần:
    • Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì kế toán cài đặt công cụ MISA KYSO đồng thời  cắm USB Token của đơn vị vào máy tính (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
    • Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.
  • Để thực hiện phát hành hóa đơn thì tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã phải được cơ quan thuế chấp thuận. Xem hướng dẫn lập và nộp tờ khai tại đây.
  • Trường hợp phát hành không thành công xem nguyên nhân và hướng dẫn khắc phục tại đây.
  • Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công:
    • Hóa đơn sẽ được gửi lên cho cơ quan thuế để cấp mã.
      • Sau khi phát hành, chương trình sẽ tự động cập nhật trạng thái hóa đơn thành Chờ cấp mã. 
      • Khi cơ quan thuế gửi thông điệp kết quả cấp mã, hóa đơn sẽ được cập nhật trạng thái thành Đã cấp mã
      • Trường hợp hóa đơn lỗi hoặc không đủ điều kiện cấp mã, cơ quan thuế gửi thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã. Trạng thái hóa đơn sẽ cập nhật thành Từ chối cấp mã. Trong tình huống này, kế toán phải lập hóa đơn mới để gửi cơ quan thuế cấp mã.
    • Kế toán không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện Xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.
  • Doanh nghiệp có nhiều đơn vị xuất hóa đơn: Có nhiều chi nhánh, cửa hàng, các điểm xuất hóa đơn riêng biệt…xem hướng dẫn phát hành hóa đơn theo đơn vị tại đây.
  • Có thể thiết lập quy trình phê duyệt hóa đơn để kiểm tra tính đúng đắn của hóa đơn trước khi phát hành và gửi cho khách hàng giúp hạn chế sai sót và kiểm soát quy trình sử dụng hóa đơn chặt chẽ. Xem chi tiết tại đây.
Cập nhật 09/12/2021

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay